Do you speak Regulatory ?

Chaque profession possède son propre jargon, composé d’acronymes et autres abréviations, le domaine des affaires réglementaires pharmaceutiques ne fait pas exception à cette règle, au contraire la plupart du temps on trouve plusieurs acronymes pour designer la même chose, le même acronyme pouvant désigner également deux choses complètement différentes.

Entre les acronymes français et anglais ainsi que leurs synonymes il n’est pas très facile de se retrouver d’où l’idée de répertorier les acronymes les plus utilisés avec leurs définitions et leurs synonymes dans le tableau ci-dessous :

Acronyme	Définition	Synonymes et/ou équivalents
AFAR	Association Française des Affaires Réglementaires
AFSSAPS	Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé	Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé ANSM
ALD	Affection de Longue Durée	Long Term Illness (LTI)
AMM	Autorisation de Mise sur le Marché	Marketing Authorization Application MAA
API	Active Pharmaceutical Ingredient
API	Association des pharmaciens de l’industrie
ARC	Attaché de recherche Clinique	Clinical Research Assistant (CRA)
ASMF	Active Substance Master File	Dossier de la Substance active à usage pharmaceutique
ASMR	Amélioration du Service Médical Rendu	Added Medical Value (AMV)
ATU	Autorisation Temporaire d'Utilisation
BPC	Bonnes pratiques cliniques	GCP Good clinical practice
BPF	Bonne pratiques de fabrication	GMP Good manufacturing practice
CCPPRB	Comités de consultation pour la protection des personnes se prêtant à la recherche biomédicale	Voir (CPP)
CEP	Certificate of European Pharmacopeia	Certificate of Suitability Certificat de conformité à la pharmacopée européenne
CEPS	Comité Economique des Produits de Santé	Economic Committee for Health Products
CHMP	Committee for Medicinal Products for Human Use	ex Committee for Proprietary Medicinal Products (CPMP)
CNAM	Caisses Nationales d'Assurance Maladie
CNO	Conseil National de l’Ordre
CP	Centralized Procedure	Procédure centralisée
CPP	Comité de protection des personnes	Anciennement CCPRB
CRO	Contract Research Organisation	Organisation de Recherche Clinique par Contrat
CTD	Common Technical Document	Document technique commun A remplacé le format NTA
DCI	Dénomination commune Internationale	INN
DCP	Decentralized Procedure	Procédure décentralisée
DEQM	Direction Européenne de la Qualité du Médicament & des Soins de Santé	Voir (EDQM)
DM	Dispositif Médical	Medical Device
DMF	Drug Master File (aux USA)	Equivalent de l’ASMF européen
DMI	Demande de Modification de l’Information médicale	Modification de l’AMM de Type II de l’information médicale
DMOS (loi)	Diverses Mesures d'Ordre Social	Loi Anti cadeaux, Loi fourre-tout
DTC	Direct To Consumer	Publicité Grand Public
EDQM	The European Directorate for the Quality of Medicines & HealthCare	Voir (DEQM)
EFPIA	European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations	Fédération Européenne des Associations des Industries Pharmaceutique (FEAIP)
EMEA	European Medicines Evaluation Agency	Agence Européenne des Médicaments
FDA	Food and Drug Administration	Agence Fédérale américaine des produits alimentaires et médicamenteux
FéFIS	Fédération Française des Industries de Santé
FIIM	Fédération Internationale des Industries du Médicament	International Federation of Pharmaceutical Manufacturer & Associations (IFPMA)
HAS	Haute Autorité de Santé
ICH	International Conference on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Pharmaceuticals for Human Use	Conférence Internationale d’Harmonisation
ICMJE	International Committee of Medical Journal Editors	Comité International des Editeurs de Journaux Médicaux
IMPD	Investigational Medicinal Product Dossier	Equivalent en Europe de l’IND
IND	Investigational New Drug Application	Equivalent aux USA de l’IMPD
INN	International Non-proprietary Name	DCI
InVS	Institut de Veille Sanitaire
IQ/OQ/PQ	Installation Qualification / Operational Qualification / Performance Qualification	Qualification d’installation / Qualification opérationnelle / Qualification de performance
LEEM	Les Entreprises du Médicament
ME-TOO	médicament commercialisé dans le même segment thérapeutique porteur qu'une innovation majeure
MHLW	Ministry of Health, Labour and Welfare	Autorité sanitaire Japonaise
MHRA	Medicines and Healthcare products Regulatory Agency	Agence sanitaire en Grande Bretagne
MRP	Mutual Recognition Procedure	Procédure de Reconnaissance Mutuelle
NDA	New Drug Application	Equivalent de l’AMM aux USA
NP	National Procedure	Procédure Nationale
NTA	Notice To Applicants	Ancien format du dossier du médicament avant la mise ne place du format CTD
OMS	Organisation Mondiale de la Santé	World Health Organisation (WHO)
OTC	Over The Counter	Produit de Comptoir (Médicament sans prescription)
PE	Pharmacopée Européenne	Voir (Ph. Eur.)
Ph. Eur.	European Pharmacopoeia	Voir (PE)
PIL	Patient information leaflets	Notice (Annexe IIB du RCP)
PR	Pharmacien Responsable	Qualified Person (QP)
PRI	Pharmacien Responsable Intérimaire
RCP	Résumé des Caractéristiques des Produits	SmPC
RMO	Références Médicales Opposables	Opposable Medical Guidelines (OMG)
SmPC	Summary of Product Characteristics	RCP
SMR	Service Médical Rendu	Medical Value Quotation (MVQ)
T2A	Tarification à l'Activité
TSE certificate	Transmissible Spongiform Encephalopathy certificate	Certificat de conformité avec la monographie relative aux risques d’Encéphalopathie Spongiforme Bovine ESB
UNCAM	Union Nationale des Caisses d'Assurance Maladie

La gestion efficace des dossiers

Importance de la gestion efficace des dossiers :

Le dossier d'enregistrement du médicament est un document très important soumis pour examen aux organismes de réglementation par les laboratoires pharmaceutiques afin d’obtenir l’Autorisation de Mise sur le Marché de leurs médicaments.

Un dossier est un terme général qui peut désigner aussi bien un :

• DMF: Drug Master File
• ASMF: Active Substance Master File
• IMPD : Investigational Medicinal Product Dossier
• MAA : Marketing Authorization Application (AMM en français)
• NDA : New Drug Application

Ou autres modifications d’une ou de plusieurs parties de ces dossiers.

 La compilation des documents composants le dossier doit se faire de manière très rigoureuse, une erreur ou une négligence entraine systématiquement des mesures d’instructions de la part des autorités de tutelles, retardant ainsi la date d’obtention de l’AMM et la commercialisation du médicament, ce qui se traduit par un impacte négatif sur le chiffre d’affaire du laboratoire.

Toute l’habilité de l’équipe en charge des affaires réglementaires consiste à réduire au maximum le délai d’obtention de l’AMM tout en s’assurant que le dossier remplisse aux exigences de Qualité, Sécurité et Efficacité.

On peut ainsi identifier 3 étapes importantes dans la gestion efficace des dossiers :

1. La planification du projet

2. Le formatage et la compilation

3. La vérification

1. La planification

La date limite (dead line), il est important de connaître la date limite pour le dépôt du dossier ainsi le plan d'action doit être préparé de façon à respecter cette échéance.

Comprendre les exigences des autorités sanitaires liées à la nature même de la demande et bien que la plupart des agences acceptent le format CTD pour le dossier d'enregistrement, les exigences pour l'approbation des demandes de commercialisation peuvent varier d'une agence à l’autre. C'est pour cela qu’il est nécessaire de lire et de comprendre complètement les documents de chaque agence avant de déposer le dossier auprès d’eux.

La rédaction : établir une liste de toutes les informations nécessaires à la préparation du dossier,  par exemple dans la préparation de la section 3.2.S.1 d'un DMF, j'aurais besoin de toutes les informations sur la nomenclature, la structure et les propriétés générales (comme le pH, le pKa, solubilité, coefficient de partage, etc.) de la substance active. Ceci s’applique également à tous les modules et à leurs sections respectives.

La collecte des informations : demander aux départements concernés les informations manquantes. Par exemple, contacter le département de R&D pour avoir les informations concernant les propriétés générales, schéma de fabrication, le développement ou la validation du procédé de fabrication du produit fini.

2. Le formatage  et la compilation

Le formatage :

Conformément à la directive ICH M4 (R3) Organisation :

Les informations doivent être claires et transparentes, afin de faciliter l'examen des données de base et d'aider l'examinateur à s’orienter rapidement  vers le contenu de la demande.

Les textes et tableaux doivent être préparés en utilisant les marges qui permettent l’impression du document sur du papier au (A4 Pour l'Europe et le Japon  et 8,5 x 11" pour les Etats-Unis).

Times New Roman, police 12 points est recommandée pour le texte narratif.

La marge de gauche doit être suffisamment grande

Le type et la taille de police pour le texte et les tableaux doivent être assez grands pour être facilement lisibles, même après photocopie.

Chaque page doit être numérotée, conformément à la granularité du document.

Les acronymes et abréviations doivent être définis la première fois qu'ils sont utilisés dans chaque module.

Les références doivent être citées en conformité avec  « Uniform Requirements for Manuscripts Submitted to Biomedical Journals » de l’ICMJE.

La compilation de documents :

Les documents doivent être groupés en respectant la structure et la granularité du CTD, chaque module peut avoir un dossier séparé, idem pour chaque section.

Cette organisation facilite l’accès à l'information et permet de se familiariser rapidement avec la structure du CTD et simplifie ainsi l’impression du dossier et sa reprographie.

Tous les documents reçus des autres départements doivent être recoupées et vérifiés, afin de s'assurer qu'ils soient exempts d'erreurs.

S’assurer que  les spécifications de libération et/ou de validation ainsi que les tests de contrôle qualité soient conformes aux directives ICH Q3A, Q3B, Q3C, Q6A et Q6B, que les protocoles de stabilité soient conformes aux directives ICH Q1A, s'assurer également de la conformité par rapport à la réglementation du ou des pays concernés par la commercialisation du produit fini (zone géographique).

Il ne reste plus que l’étape de l’impression et de la reprographie.

Les SmPC peuvent être soumis au format électronique PDF et/ou MS Word*

*Conformément à la note donnée sur le site de l'EMA «Tous les documents Microsoft Office soumis à l'Agence européenne des médicaments doivent être dans un format compatible avec MS Office 2003. Office 2007 et Office 2010 formats ne peuvent actuellement être acceptée".

3. La vérification :

Chaque être humain est enclin à faire des erreurs, d'où l’importance de revérifier les informations contenues dans le dossier avant son dépôt auprès des autorités de tutelle.

Il serait judicieux que la vérification du dossier se fasse par une personne autre que celle qui a préparé le dossier.

Il est très utile d'avoir une liste de vérification (check list) afin de s'assurer de la présence de tous les documents requis avant la soumission du dossier.

La FDA a une liste de vérification qui est très utile.

on peut également utilisé la check list des annexs présente à la fin de l'application form 

Remarque : Le module 1 du CTD dans la plupart des cas est complètement différent selon les agences.

L’EDQM a publié un rapport complet sur les 10 erreurs les plus fréquentes lors de la soumission d’un nouveau CEP un document très utile qui permet d’éviter ces erreurs.

Référence:

http://ich.org/

http://www.ema.europa.eu/ 

http://www.fda.gov/